Systemy Comarch w zarządzaniu procesami biznesowymi
Wraz ze zmianą skali działalności przedsiębiorstwa zmienia się sposób zarządzania informacjami. Rozwiązania wystarczające na początku mogą z w pewnych sytuacjach przestać odpowiadać liczbie dokumentów, pracowników i powiązań między procesami. Dotyczy to zwłaszcza firm, w których sprzedaż, magazyn, księgowość i planowanie zakupów korzystają z danych pochodzących z różnorakich źródeł.
Oprogramowanie Comarch obejmuje narzędzia wspierające obsługę takich sekcji, natomiast ich przeznaczenie powinno się rozpatrywać w porównaniu do konkretnych zadań. Znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zakres funkcji, lecz też sposób ich zastosowania w codziennej pracy. O ile pracownicy regularnie przepisują informacje między aplikacjami, warto sprawdzić, które czynności można połączyć, a które nadal wymagają osobnej sprawdzeniu. Trzeba prócz tego odróżnić powtarzalną pracę administracyjną od działań, w których konieczna jest ocena człowieka. Automatyczne przetwarzanie danych może ograniczyć liczbę ręcznych operacji, ale nie zastąpi sprawdzania dokumentów ani odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Systemy ERP porządkują informacje dotyczące różnorakich części przedsiębiorstwa i umożliwiają ich użycie w powiązanych procesach. Comarch ERP może obejmować obsługę sprzedaży, zakupów, magazynu, finansów lub produkcji, zależnie od wybranego rozwiązania i jego konfiguracji. Warto zwrócić uwagę na zależności, które ukazują się między tymi obszarami. Przy realizacji zamówienia ważne mogą być jednocześnie warunki handlowe, dostępność towaru, termin dostawy i sposób rozliczenia transakcji. O ile każda z takowych informacji jest aktualizowana oddzielnie, pojawia się ryzyko rozbieżności. Zintegrowany obieg danych umożliwia określić, skąd pochodzą poszczególne informacje i w jakich sytuacjach wymagają aktualizacji. Nie oznacza to jednak, że wszystkie procesy będą przebiegały bez udziału pracownika. Część operacji musi zostać zatwierdzona, a niektóre zadania zależą od dodatkowych ustawień lub połączenia z innymi programami. Przed wyborem konkretnego systemu trzeba więc sprawdzić, czy obsługuje wymagane scenariusze, jakie raporty udostępnia i czy pozwala na wymianę danych w formatach wykorzystywanych w zakładzie usługowym.
Istotną częścią przygotowania systemu jest odwzorowanie zasad, według których firma realnie działa. Wdrożenia Comarch mogą wymagać analizy obiegu dokumentów, konfiguracji poszczególnych funkcji, przeniesienia danych oraz sprawdzenia uprawnień użytkowników. Na tym etapie na prawdę często okazuje się, że podobne zadania są wykonywane w różny sposób przez poszczególne działy. Przykładowo pracownicy mogą stosować odmienne nazwy dla tych samych produktów lub zapisywać informacje o klientach w kilku miejscach. Przed rozpoczęciem migracji powinno się ustalić wspólne zasady ewidencji i sprawdzić jakość istniejących danych. Powinno się również zdecydować, które historyczne zapisy są potrzebne do kolejnej pracy, rozliczeń i raportowania. Przeniesienie nieuporządkowanych informacji może utrudnić używanie z nowego środowiska, dlatego kontrola danych jest osobnym zadaniem, a nie tylko technicznym etapem całego procesu. Po konfiguracji potrzebne są testy obejmujące typowe operacje oraz sytuacje niesamowite, tj. zwroty, korekty, anulowanie dokumentów czy rozbieżności w dostawach. Wyniki testów pozwalają wskazać ustawienia wymagające zmiany przed rozpoczęciem regularnej pracy.
W zwykłym użytkowaniu znaczenie ma sposób reagowania na błędy i zmiany w procesach. Powinno się ustalić, kto może poprawiać określone dane, jak dokumentuje się nietypowe operacje i gdzie zgłasza się kłopoty techniczne. Brak takich zasad może prowadzić do sytuacji, w której pracownicy tworzą swoje arkusze pomocnicze, a część informacji nie trafia do głównego systemu. Równie ważne jest szkolenie dostosowane do obowiązków poszczególnych osób. Pracownik magazynu potrzebuje innych kwalifikacji niż osoba odpowiedzialna za rozliczenia czy analizę rezultatów sprzedaży. Warto też uwzględnić późniejsze aktualizacje, zmiany przepisów oraz rozwój działalności, ponieważ mogą one wpływać na konfigurację i sposób pracy z danymi. Ocena funkcjonowania rozwiązania powinna opierać się na konkretnych obserwacjach, takich jak liczba korekt, częstotliwość błędów, czas potrzebny na obsługę dokumentów czy zakres ręcznego uzupełniania informacji. Takie dane pomagają ustalić, czy trudności wynikają z ograniczeń kodu, nieprawidłowych ustawień, czy także z procedur, które wymagają ponownego uporządkowania.
Zobacz więcej: firma it łódź.
