Fakturowanie online – integracja z systemami księgowymi i magazynowymi
W wielu firmach problemy z dokumentacją nie wynikają z liczby wystawianych faktur, lecz z braku ustalonego sposobu ich obsługi. Część danych znajduje się w wiadomościach e-mail, inne dokumenty są zapisane na komputerze, a informacje o płatnościach trafiają do osobnych arkuszy. Z w pewnych sytuacjach nieprosto ustalić, czy konkretna faktura została już przekazana do księgowości albo czy wymaga jeszcze sprawdzenia.
Fakturowanie on-line zmienia sposób przygotowywania i obiegu dokumentów, ponieważ pozwala pracę z danymi za pośrednictwem systemu internetowego. Użytkownik może wprowadzać informacje o dystrybucji, przypisywać dokumenty do kontrahentów i skorzystać z zapisanych wcześniej danych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie czynności odbywają się bez udziału człowieka. Właściwie każdy dokument nadal wymaga testom pod względem kwot, dat, przedmiotu transakcji i użytych zasad rozliczenia. W przypadku nietypowych zamówień albo modyfikacji warunków współpracy automatyczne uzupełnianie pól może nie wystarczyć.
Duże znaczenie ma sposób organizacji dokumentów już po ich wystawieniu. Kontrolowanie fakturami obejmuje ich rejestrowanie, szukanie, sprawdzanie oraz przekazywanie do dalszego rozliczenia. W codziennej pracy na prawdę często ukazują się sytuacje, w których powinno się wrócić do transakcji sprzed kilku miesięcy, znaleźć korektę lub sprawdzić, na jakiej bazie naliczono określoną kwotę. Jeśli dokumenty są przechowywane według przypadkowych nazw plików, ich identyfikacja może być czasochłonna. Dlatego ważne jest przyjęcie spójnych zasad opisu i klasyfikacji. Pomocne może być przypisywanie faktur do konkretnych okresów rozliczeniowych, kontrahentów lub projektów. Powinno się w dodatku uważać, aby nie zbudować zbyt wielu dziedzinie, które utrudniają wybór właściwego miejsca zapisu. Sposób organizacji powinien odpowiadać rzeczywistej liczbie dokumentów i temu, jak na prawdę często pracownicy muszą korzystać z archiwalnych danych.
Osobnego podejścia wymagają faktury, których status zmienia się podczas rozliczeń. Samo wystawienie dokumentu nie oznacza, że należność została uregulowana. Może się zdarzyć, że kontrahent zapłaci tylko część kwoty, przelew zostanie zaprojektowany po terminie albo na rachunek wpłynie suma, której nie można w tym samym momencie przypisać do dokładnie sprecyzowanej transakcji. W takich okolicznościach ewidencja powinna odzwierciedlać faktyczny stan rozliczeń, a nie jedynie datę wystawienia faktury. Przydatne są regularne porównania zapisów z wyciągami bankowymi oraz wyjaśnianie różnic przed zamknięciem okresu księgowego. Znaczenie ma także obsługa korekt, ponieważ zmiana wartości wcześniejszego dokumentu może wpływać na kolejne rozliczenia. Jeżeli kilka osób odpowiada za wystawianie faktur, księgowanie kosztów i kontrolę płatności, warto określić zakres ich zadań. Bez takiego podziału łatwo o powielanie czynności albo pominięcie dokumentu, który wymaga dodatkowej weryfikacji.
Przy korzystaniu z narzędzi internetowych należy uwzględnić również kwestie techniczne i formalne. Dostęp do dokumentacji powinien być dopasowany do zadań poszczególnych użytkowników, a udostępniane pliki nie powinny trafiać do osób, które nie potrzebują ich we własnejej pracy. Warto sprawdzać, czy system umożliwia eksport danych, pobieranie dokumentów i odzyskanie informacji w sytuacji utraty dostępu do konta. Na prawdę ważna jest także zgodność pomiędzy ewidencją prowadzoną w systemie a dokumentacją wykorzystywaną przez księgowość. Jeżeli te same dane są przepisywane ręcznie do kilku narzędzi, mogą pojawić się różnice w numerach, kwotach albo terminach. Fakturowanie online powinno być zatem rozpatrywane w kontekście całego obiegu dokumentów, a nie tylko pojedynczej czynności wystawienia faktury. Należy też śledzić zmiany przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego i zadań podatkowych, ponieważ sposób postępowania może zależeć od rodzaju transakcji oraz sytuacji danego podatnika. Wprowadzenie nowych procedur wymaga sprawdzenia, czy osoby obsługujące dokumentację rozumieją zasady ich stosowania i wiedzą, jak postępować w sytuacji błędów albo sytuacji niestandardowych.
Polecamy: fakturowanie online.
