Usługi sekretarskie związane z prowadzeniem dokumentacji firmy
Model pracy zdalnej zmienił sposób, w jaki część przedsiębiorców przeprowadza codzienne obowiązki. Komputer, telefon i dostęp do dokumentów w formie elektronicznej często wystarczają do realizowania zleceń, prowadzenia rozmów oraz kontaktowania się z kontrahentami. Jednocześnie kwestie formalne wciąż wymagają posługiwania się danymi firmy, w tym adresem.
W tak zaistniałej okoliczności wirtualne biuro może być traktowane jako rozwiązanie administracyjne dla działalności, która nie potrzebuje stałego lokalu do wykonywania wszystkich swoich czynności. Trzeba jednak rozróżnić adres wykorzystywany w sprawach formalnych od miejsca, w którym rzeczywiście wykonywana jest praca. Przedsiębiorca może pracować z mieszkania, przestrzeni coworkingowej czy podczas pobytu w innym mieście, a jednocześnie korzystać z odrębnego adresu związanego z działalnością. Nie znaczy to jednakże, że każdy rodzaj firmy może całkowicie zrezygnować z fizycznego miejsca wykonywania określonych czynności.
Przy takim modelu szczególnego znaczenia nabiera wymianę dokumentów. W firmie działającej bez tradycyjnego sekretariatu łatwo przeoczyć przesyłkę lub odłożyć jej obsługę na późniejszy czas, w szczególności gdy przedsiębiorca przez znacząca większość dnia para się klientami i realizacją zleceń. Wirtualny adres dla firmy może służyć do odbierania korespondencji związanej z działalnością, niemniej jednak przed rozpoczęciem korzystania z takiego rozwiązania warto ustalić sposób informowania o przesyłkach oraz zasady ich odbioru. Znaczenie mają także terminy. Niektóre pisma wymagają reakcji w określonym czasie, dlatego samo przekazywanie korespondencji nie powinno być traktowane jako cała procedura. W praktyce potrzebny jest jeszcze ustalony sposób sprawdzania otrzymanych dokumentów, ich archiwizowania i przekazywania osobie odpowiedzialnej za dalsze działania. Przy działalności prowadzonej samemu te zadania pozostają po stronie przedsiębiorcy, jednakże w większym zespole niezbędne może być określenie, kto de fakto para się korespondencją.
Nie bez znaczenia pozostaje również rodzaj wykonywanych usług. Dla grafika, programisty czy konsultanta pracującego głównie przez internet adres może pełnić inną funkcję niż dla osoby prowadzącej warsztat, gabinet, magazyn lub działalność wymagającą regularnego kontaktu z klientami na miejscu. Wirtualne biuro nie zastępuje lokalu tam, gdzie charakter pracy wymaga odpowiednich warunków przestrzennych. Przedsiębiorca powinien zatem najpierw określić, gdzie de facto wykonuje swoje obowiązki, a dopiero w przyszłości sprawdzać, jakie rozwiązania adresowe są zgodne z jego sytuacją. Ważne jest też rozróżnienie pośród adresem siedziby, adresem do korespondencji i miejscem wykonywania działalności, ponieważ nie za każdym razem pełnią one tę samą funkcję. Wątpliwości mogą pojawić się w szczególności przy zmianie sposobu prowadzenia firmy, rozpoczęciu działalności wymagającej fizycznego zaplecza lub rozszerzeniu zakresu usług. W takich sytuacjach wcześniejsze sprawdzenie wymogów formalnych daje możliwość uniknąć sytuacji, w której przyjęty sposób organizacji adresu nie odpowiada rzeczywistemu charakterowi działalności.
Osobną kwestią jest utrzymanie aktualności danych. Przedsiębiorca korzystający z adresu innego niż miejsce zamieszkania albo codziennej pracy powinien pamiętać, gdzie podano poszczególne informacje o firmie. Dane mogą występować w dokumentach, umowach, systemach księgowych, rejestrach oraz materiałach przekazywanych kontrahentom. Zmiana adresu może więc oznaczać konieczność wykonania kilku niezależnych czynności. Warto także zachować dokumenty potwierdzające bazę korzystania z danego miejsca, jeżeli mogą być potrzebne przy załatwianiu spraw formalnych. W codziennej organizacji liczy się też ciągłość dostępu do korespondencji, szczególnie podczas urlopu, choroby czy czasowej nieobecności. Przyjęcie określonego modelu adresowego wpływa więc nie tylko na dokumenty rejestrowe, lecz także na sposób zarządzania przesyłkami, informacjami i obowiązkami, które pojawiają się podczas prowadzenia działalności.
Polecam: wirtualne biuro.
